پیش از شروع فرایند احراز هویت کسبوکار (KYB)، بهتر است همه مدارک موردنیاز را آماده داشته باشید. اطمینان حاصل کنید مدارک ارسالی بهروز، خوانا و کاملاً منطبق با اطلاعاتی باشند که در درخواست خود وارد میکنید.
چه مدارکی برای تکمیل این فرایند موردنیاز است؟
برای تکمیل فرایند، باید مدارکی مربوط به 9 دسته زیر ارائه شود:
1. گواهی ثبت شرکت: گواهی که ثبت قانونی شرکت را تأیید میکند و باید اطلاعات اصلی مانند نام شرکت و شماره ثبت را بهوضوح نشان دهد.
2. مدارک تأسیس و اساسنامه شرکت (M&A): ساختار، اهداف و قوانین مدیریتی شرکت را مشخص میکند.
3. لیست فعلی سهامداران: سهامداران فعلی شرکت و میزان سهام هر یک را نشان میدهد.
4. لیست فعلی مدیران: مدیران فعلی شرکت را مشخص میکند.
5. لیست مالکان ذینفع نهایی (UBOs): افرادی را مشخص میکند که مالک 25% یا بیشتر از شرکت هستند. اطلاعات مربوط به میزان مالکیت باید با اطلاعات ثبتشده در درخواست و سایر سوابق شرکت مطابقت داشته باشد.
6. پاسپورت یا کارت شناسایی نماینده حقوقی یا مجاز: مدرک شناسایی معتبر فردی که به نمایندگی از شرکت فعالیت میکند یا از طرف آن اقدام میکند.
7. مدرک اثبات محل سکونت: نشانی محل سکونت فردی را که در درخواست معرفی شده است، تأیید میکند.
8. نمودار سازمانی شرکت: ساختار مالکیت شرکت و ارتباط میان سهامداران و مالکان ذینفع نهایی را نشان میدهد.
9. مدرک اثبات وضعیت فعالیت شرکت: فعال بودن شرکت در حال حاضر را تأیید میکند.
ارائه مدارک برای هر 9 مورد الزامی است. اگر یکی از این موارد شامل شرکت شما نمیشود یا امکان ارائه یکی از مدارک موردنیاز را ندارید، پیش از ارسال درخواست با بخش پشتیبانی مشتریان تماس بگیرید.
در صورت نیاز، ممکن است در طول فرایند بررسی، اطلاعات یا مدارک بیشتری از شما درخواست شود.
مدارک را چگونه آماده کنیم؟
پیش از بارگذاری فایلها، مطمئن شوید که مدارک شما شرایط زیر را دارند:
-
فرمت فایل: PDF، JPG، JPEG یا PNG
-
حجم فایل: حداکثر 10 مگابایت برای هر فایل
-
تعداد فایل برای هر مورد: 1 تا 5 فایل
-
کیفیت مدرک: باید واضح، کامل و خوانا باشد
-
اطلاعات: نام شرکت، شماره ثبت، اطلاعات شخصی و درصد مالکیت سهام باید با اطلاعاتی که در درخواست خود ارائه میکنید، مطابقت داشته باشد.
اطلاعات و مدارک ثبت شرکت باید بهروز باشند و مدارک شناسایی نیز باید معتبر باشند. برای اطلاع از شرایط اعتبار هر مدرک، پیش از بارگذاری فایلها، صفحه احراز هویت کسبوکار را بررسی کنید.
اگر نام شرکت من تغییر کرده باشد، چه باید کرد؟
اگر در پی تغییر نام شرکت، نامهای متفاوتی در اسناد و مدارک شرکت درج شده است، گواهی تغییر نام شرکت یا مدرک معادل صادرشده از سوی مرجع ذیصلاح را ارائه کنید.
مدرک ارسالی باید نام قبلی شرکت، نام جدید شرکت و تاریخ لازمالاجرا شدن تغییر نام را مشخص کند. چنانچه برخی از اسناد و مدارک شما همچنان نام قبلی شرکت را نشان میدهند، ممکن است برای احراز اینکه این مدارک متعلق به همان شرکت هستند، ارائه مدارک تکمیلی درخواست شود.
چه مدارکی را میتوان بهعنوان مدرک اثبات آدرس ارائه کرد؟
بسته به الزامات اعلامشده برای درخواست شما، مدارک قابل قبول برای اثبات آدرس میتوانند شامل موارد زیر باشند:
-
قبوض خدماتی، مانند آب، برق، گاز، اینترنت یا تلفن ثابت
-
صورتحسابهای بانکی
-
گواهی محل اقامت یا تأییدیه آدرس صادرشده از سوی مرجع دولتی
-
اظهارنامههای مالیاتی، قبوض مالیات شهری یا صورتحسابهای مالیاتی
مدرک ارائهشده باید نام مربوطه، آدرس و تاریخ صدور را بهوضوح نشان دهد.
نوع مدارک قابل قبول و بازه اعتبار آنها ممکن است متفاوت باشد؛ بنابراین، برای اطلاع از الزامات مربوط به درخواست خود، صفحه احراز هویت کسب و کار را بررسی کنید.
کدام آدرس کسبوکار را باید ارائه کنم؟
آدرسی را ارائه کنید که شرکت شما واقعاً در آن فعالیت میکند. اگر شرکت در آدرس ثبتشده خود فعالیت میکند، میتوانید همان آدرس را برای هر دو مورد ارائه دهید.
اگر آدرس ثبتشده شرکت تنها برای ثبت رسمی آن استفاده میشود، مانند آدرسی که توسط نماینده ثبتشده، مسئول امور ثبتی شرکت یا ارائهدهنده خدمات ثبت ارائه شده است، آدرس واقعی محل فعالیت شرکت را ارائه کنید.
اگر کسبوکار شما در یک فضای کاری اشتراکی فعالیت دارد، آدرس همان فضای کاری را ارائه کنید. اگر کسبوکار خود را از خانه اداره میکنید، آدرس محل سکونتی را ارائه کنید که فعالیتهای کسبوکار شما در آن انجام میشود.
در هر یک از این موارد، ممکن است از شما خواسته شود مدارکی ارائه دهید که فعالیت شرکت در آن آدرس را تأیید کند.
سوالات متداول
1. آیا میتوانم از آدرس نماینده ثبتشده شرکت بهعنوان آدرس کسبوکار استفاده کنم؟
تنها در صورتی که شرکت شما واقعاً در آن آدرس فعالیت داشته باشد. اگر آدرس صرفاً برای ثبت شرکت استفاده میشود، آدرسی را ارائه کنید که کسبوکار شما واقعاً در آن فعالیت میکند.
2. اگر کسبوکارم را از خانه اداره میکنم، چه آدرسی باید ارائه کنم؟
آدرس محل سکونتی را ارائه کنید که فعالیتهای کسبوکار خود را در آن انجام میدهید. ممکن است در فرایند احراز هویت از شما خواسته شود مدرکی برای تأیید آدرس ارائه کنید.
3. مدرک اثبات آدرس تا چه زمانی معتبر است؟
مدرک اثبات آدرس شما باید با الزامات مربوط به اعتبار مدارک که در صفحه احراز هویت کسب و کار درج شده است، مطابقت داشته باشد. پیش از ارسال درخواست، این صفحه را بررسی کنید تا مطمئن شوید مدرک شما همچنان معتبر است.
4. آیا میتوانم نسخه اسکنشده مدارکم را ارسال کنم؟
بله. نسخههای اسکنشده مدارک قابل قبول هستند، مشروط بر اینکه واضح، کامل و خوانا باشند و الزامات مربوط به فرمت و حجم فایل را رعایت کنند.
5. اگر نام شرکت من تغییر کرده باشد، چه باید کنم؟
گواهی تغییر نام شرکت یا مدرک معادل آن را که توسط مرجع ذیصلاح صادر شده است، ارائه کنید. این مدرک باید نام قبلی شرکت، نام جدید شرکت و تاریخ اعمال تغییر نام را نشان دهد.
6. اگر از من مدارک تکمیلی خواسته شود، چطور این مدارک را ارسال کنم؟
به صفحه احراز هویت کسب و کار بازگردید و دستورالعملهای ارائهشده را دنبال کنید. فایلهای درخواستشده را اضافه یا جایگزین کنید و سپس درخواست خود را مجدداً ارسال کنید. اطلاعات و مدارکی که قبل از این بارگذاری کردهاید، همچنان در دسترس شما خواهند بود و میتوانید آنها را بهروزرسانی کنید.
الزامات و شرایط احراز هویت کسب و کار ممکن است بسته به کشور یا منطقه متفاوت باشد. برای اطلاع از الزامات مربوط به درخواست خود، صفحه احراز هویت کسب و کار را بررسی کنید.
اگر برای آمادهسازی یا بارگذاری مدارک به کمک نیاز دارید، نام شرکت، UID حساب و شرح کوتاهی از مشکل را ارائه کرده و با بخش پشتیبانی مشتریان در تماس باشید.
