Trước khi bắt đầu đăng ký Xác minh Doanh nghiệp (KYB), bạn nên chuẩn bị sẵn tất cả giấy tờ. Hãy đảm bảo chúng còn hiệu lực, dễ đọc và nhất quán với thông tin bạn sẽ cung cấp trong đơn đăng ký.
Tôi cần cung cấp những giấy tờ nào?
Bạn sẽ cần các giấy tờ thuộc chín hạng mục sau:
1. Giấy chứng nhận thành lập công ty: Xác nhận công ty của bạn đã được đăng ký hợp pháp. Giấy tờ này cần thể hiện rõ các thông tin chính như tên công ty và số đăng ký.
2. Biên bản ghi nhớ và điều lệ công ty: Nêu rõ cơ cấu, mục đích và các quy tắc quản trị của công ty.
3. Sổ đăng ký cổ đông hiện tại: Thể hiện các cổ đông hiện tại của công ty và tỷ lệ sở hữu của họ.
4. Sổ đăng ký giám đốc hiện tại: Thể hiện các giám đốc hiện tại của công ty.
5. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO): Xác định những cá nhân sở hữu từ 25% công ty trở lên. Thông tin sở hữu phải khớp với thông tin trong đơn đăng ký và các hồ sơ khác của công ty.
6. Hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện được ủy quyền: Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người được ủy quyền đại diện hoặc hành động thay mặt công ty.
7. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Xác nhận địa chỉ cư trú của người được nêu trong đơn đăng ký.
8. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty: Thể hiện cơ cấu sở hữu của công ty và mối quan hệ giữa các cổ đông và UBO.
9. Giấy tờ chứng minh tình trạng hoạt động: Xác nhận công ty của bạn hiện đang hoạt động.
Bắt buộc phải có giấy tờ cho cả chín hạng mục. Nếu một hạng mục không áp dụng cho công ty của bạn hoặc bạn không thể cung cấp một trong các giấy tờ bắt buộc, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng trước khi gửi đơn đăng ký.
Chúng tôi có thể yêu cầu thêm thông tin hoặc giấy tờ trong quá trình xét duyệt nếu cần.
Tôi nên chuẩn bị giấy tờ như thế nào?
Trước khi tải tệp lên, hãy kiểm tra để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu sau:
-
Định dạng tệp: PDF, JPG, JPEG hoặc PNG
-
Kích thước tệp: Tối đa 10 MB mỗi tệp
-
Số tệp mỗi hạng mục: Từ một đến năm tệp
-
Chất lượng giấy tờ: Rõ ràng, đầy đủ và dễ đọc
-
Thông tin: Tên công ty, số đăng ký, thông tin cá nhân và tỷ lệ sở hữu phải nhất quán với đơn đăng ký của bạn
Hồ sơ công ty phải được cập nhật và giấy tờ tùy thân vẫn phải còn hiệu lực. Đối với các yêu cầu về hiệu lực của từng loại giấy tờ, hãy kiểm tra trang xác minh KYB trước khi tải tệp lên.
Nếu công ty tôi đã đổi tên thì sao?
Nếu tài liệu công ty của bạn thể hiện các tên khác nhau do thay đổi tên, hãy cung cấp giấy chứng nhận thay đổi tên hoặc tài liệu tương đương do cơ quan có thẩm quyền liên quan cấp.
Tài liệu cần thể hiện tên công ty trước đây, tên công ty mới và ngày thay đổi có hiệu lực. Nếu một số tài liệu của bạn vẫn thể hiện tên cũ, chúng tôi có thể yêu cầu thêm tài liệu để xác nhận rằng các tài liệu đó thuộc cùng một công ty.
Tôi có thể sử dụng những giấy tờ nào để chứng minh địa chỉ?
Tùy theo các yêu cầu hiển thị trong hồ sơ đăng ký của bạn, các giấy tờ được chấp nhận để chứng minh địa chỉ có thể bao gồm:
-
Hóa đơn tiện ích, chẳng hạn như hóa đơn nước, điện, gas, internet hoặc điện thoại cố định
-
Sao kê ngân hàng
-
Giấy xác nhận cư trú hoặc địa chỉ do cơ quan nhà nước cấp
-
Tờ khai thuế, hóa đơn thuế địa phương hoặc hóa đơn thuế
Tài liệu của bạn phải thể hiện rõ tên, địa chỉ và ngày cấp tương ứng.
Các loại tài liệu được chấp nhận và thời hạn hiệu lực có thể khác nhau, vì vậy hãy kiểm tra trang xác minh KYB để biết các yêu cầu áp dụng cho hồ sơ đăng ký của bạn.
Tôi nên cung cấp địa chỉ kinh doanh nào?
Hãy sử dụng địa chỉ nơi công ty bạn thực sự hoạt động. Nếu công ty hoạt động tại địa chỉ đăng ký, bạn có thể sử dụng cùng một địa chỉ cho cả hai mục đích.
Nếu địa chỉ đăng ký của bạn chỉ được sử dụng để đăng ký công ty, chẳng hạn như địa chỉ do đại lý đăng ký, thư ký công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ cung cấp, hãy cung cấp địa chỉ hoạt động thực tế của công ty.
Đối với doanh nghiệp hoạt động tại không gian làm việc chung, hãy sử dụng địa chỉ của không gian nơi công ty bạn hoạt động. Nếu bạn điều hành doanh nghiệp tại nhà, hãy sử dụng địa chỉ nhà ở nơi bạn tiến hành các hoạt động kinh doanh.
Trong cả hai trường hợp, bạn có thể được yêu cầu cung cấp tài liệu hỗ trợ chứng minh rằng công ty hoạt động tại địa chỉ đó.
Câu hỏi thường gặp
1. Tôi có thể sử dụng địa chỉ của đại lý đăng ký làm địa chỉ kinh doanh không?
Chỉ khi công ty của bạn thực sự hoạt động tại địa chỉ đó. Nếu địa chỉ chỉ được sử dụng để đăng ký công ty, hãy cung cấp địa chỉ nơi doanh nghiệp của bạn thực sự hoạt động.
2. Tôi nên cung cấp địa chỉ nào nếu điều hành doanh nghiệp tại nhà?
Hãy sử dụng địa chỉ nhà ở nơi bạn tiến hành các hoạt động kinh doanh. Bạn có thể được yêu cầu cung cấp giấy tờ chứng minh địa chỉ trong quá trình xác minh.
3. Giấy tờ chứng minh địa chỉ của tôi cần được cấp gần đây đến mức nào?
Giấy tờ chứng minh địa chỉ của bạn phải đáp ứng các yêu cầu về thời hạn hiệu lực được nêu trên trang xác minh KYB. Hãy kiểm tra trang này trước khi gửi hồ sơ để đảm bảo tài liệu của bạn vẫn còn hiệu lực.
4. Tôi có thể gửi bản quét tài liệu của mình không?
Có. Bản sao được quét được chấp nhận miễn là rõ ràng, đầy đủ, dễ đọc và đáp ứng các yêu cầu về định dạng cũng như kích thước tệp.
5. Tôi nên làm gì nếu công ty đã thay đổi tên?
Cung cấp giấy chứng nhận đổi tên hoặc tài liệu tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp. Tài liệu phải thể hiện tên công ty trước đây, tên công ty mới và ngày việc thay đổi có hiệu lực.
6. Tôi phải gửi thêm tài liệu như thế nào nếu được yêu cầu?
Quay lại trang xác minh KYB và làm theo hướng dẫn được cung cấp. Thêm hoặc thay thế các tệp được yêu cầu, sau đó gửi lại đơn đăng ký. Thông tin hiện có và các tài liệu đã tải lên vẫn sẽ được lưu để bạn cập nhật.
Các yêu cầu và khả năng cung cấp KYB có thể khác nhau tùy theo quốc gia hoặc khu vực. Kiểm tra trang xác minh KYB để biết các yêu cầu áp dụng cho đơn đăng ký của bạn.
Nếu bạn cần trợ giúp chuẩn bị hoặc tải lên tài liệu, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng và cung cấp tên công ty, UID tài khoản cùng mô tả ngắn gọn về vấn đề.
