Xác minh Biết doanh nghiệp của bạn (KYB) là gì?
Xác minh KYB là quy trình xác minh danh tính, cơ cấu sở hữu, nhân sự chủ chốt và thông tin doanh nghiệp của một công ty.
Quy trình này giúp Toobit xác nhận ai đứng sau tài khoản doanh nghiệp và đánh giá các rủi ro liên quan đến công ty cùng các hoạt động của công ty.
Tại sao tôi cần hoàn tất xác minh KYB?
Nếu bạn sử dụng Toobit thay mặt cho một doanh nghiệp, xác minh KYB cho phép bạn xác minh công ty và sử dụng các dịch vụ doanh nghiệp đủ điều kiện.
Sau khi được phê duyệt, tên công ty và huy hiệu doanh nghiệp đã xác minh sẽ hiển thị trên trang xác minh. Các dịch vụ hiện có và hạn mức tài khoản có thể thay đổi tùy theo tài khoản của bạn và các chính sách hiện hành của Toobit.
Tôi cần những tài liệu nào để xác minh KYB?
Hiện tại, Toobit yêu cầu tài liệu thuộc chín danh mục:
1. Giấy chứng nhận thành lập: Xác nhận công ty của bạn đã được đăng ký hợp pháp và phải thể hiện các thông tin chính như tên công ty và số đăng ký.
2. Biên bản ghi nhớ và điều lệ công ty: Nêu rõ cơ cấu, mục đích và các quy tắc quản trị của công ty.
3. Sổ đăng ký cổ đông hiện tại: Thể hiện các cổ đông hiện tại của công ty và số cổ phần họ nắm giữ.
4. Sổ đăng ký giám đốc hiện tại: Thể hiện các giám đốc hiện tại của công ty.
5. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO): Xác định những cá nhân sở hữu từ 25% công ty trở lên.
6. Hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện được ủy quyền: Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền hành động thay mặt công ty.
7. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú: Xác nhận địa chỉ cư trú của người được nêu trong đơn đăng ký của bạn.
8. Sơ đồ tổ chức công ty: Thể hiện cơ cấu sở hữu của công ty, bao gồm các cổ đông và UBO.
9. Giấy tờ chứng minh tình trạng hoạt động: Xác nhận công ty của bạn hiện đang hoạt động.
Tệp phải ở định dạng PDF, JPG, JPEG hoặc PNG và không lớn hơn 10 MB mỗi tệp. Bạn có thể tải lên từ một đến năm tệp cho mỗi danh mục.
Đảm bảo tài liệu của bạn còn hiệu lực và nhất quán với hồ sơ chính thức của công ty. Nếu tài liệu bắt buộc không áp dụng cho công ty của bạn hoặc không có sẵn, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng để được hướng dẫn.
Tôi cần cung cấp thông tin gì về người đại diện công ty và chủ sở hữu hưởng lợi?
Trên trang Thông tin thành viên, bạn sẽ cần cung cấp thông tin về người đại diện được ủy quyền của công ty và các UBO.
Đối với người đại diện được ủy quyền, hãy cung cấp tên, họ, chức vụ, địa chỉ email và quốc gia của họ. Quốc gia phải trùng khớp với quốc gia được ghi trên hộ chiếu của họ.
Đối với mỗi UBO, hãy cung cấp tên, họ, tỷ lệ sở hữu, chức vụ và địa chỉ email của họ. Bạn có thể thêm từ một đến năm chủ sở hữu hưởng lợi.
Tất cả thông tin cá nhân và thông tin sở hữu phải khớp với các tài liệu của công ty bạn.
Điều gì xảy ra nếu cùng một người vừa là người đại diện được ủy quyền vừa là UBO?
Hãy nhập thông tin của người đó vào cả hai mục Người đại diện được ủy quyền của công ty và Chủ sở hữu hưởng lợi cuối cùng (UBO). Đảm bảo thông tin nhất quán ở cả hai mục.
Bạn không cần chọn nhiều vai trò trong cùng một mục. Thông tin về giám đốc phải được cung cấp thông qua các tài liệu liên quan của công ty, chẳng hạn như sổ đăng ký giám đốc hiện tại.
Điều gì xảy ra nếu không ai sở hữu từ 25% trở lên của công ty?
Hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng và cung cấp thông tin chi tiết về cơ cấu sở hữu và quyền kiểm soát của công ty bạn. Đội ngũ của chúng tôi có thể hướng dẫn bạn cách điền biểu mẫu và những tài liệu cần cung cấp.
Không nhập thông tin sở hữu hoặc tỷ lệ sở hữu không chính xác chỉ để đáp ứng yêu cầu của biểu mẫu.
Nhân viên hoặc đại lý bên thứ ba có thể là người đại diện được ủy quyền không?
Có, miễn là họ được ủy quyền chính thức để hành động thay mặt công ty. Toobit có thể yêu cầu bằng chứng về việc ủy quyền.
Nếu được yêu cầu, các tài liệu ủy quyền phải xác định người được ủy quyền, giải thích phạm vi thẩm quyền của họ, bao gồm ngày ký và được ký bởi người có thẩm quyền đại diện cho công ty.
Tôi cần những tài liệu gì nếu công ty đã thay đổi tên?
Cung cấp giấy chứng nhận đổi tên hoặc tài liệu tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Tài liệu phải thể hiện tên công ty trước đây, tên công ty mới và ngày việc thay đổi có hiệu lực. Nếu một số tài liệu của công ty bạn vẫn thể hiện tên cũ, Toobit có thể yêu cầu thêm tài liệu để xác nhận cả hai tên đều thuộc cùng một công ty.
Tôi có thể sử dụng gì để chứng minh địa chỉ?
Các ví dụ phổ biến bao gồm:
-
Hóa đơn tiện ích, chẳng hạn như hóa đơn nước, điện, gas, internet hoặc điện thoại cố định
-
Sao kê ngân hàng
-
Giấy xác nhận nơi cư trú hoặc địa chỉ do cơ quan nhà nước cấp
-
Tờ khai thuế, hóa đơn thuế địa phương hoặc hóa đơn thuế
Tài liệu phải thể hiện rõ tên, địa chỉ và ngày cấp của người hoặc công ty liên quan.
Kiểm tra trang xác minh KYB hoặc hướng dẫn được cung cấp trong quá trình đăng ký để xác nhận cần giấy tờ chứng minh địa chỉ của ai, những tài liệu nào được chấp nhận và chúng cần được cấp trong thời gian gần đây đến mức nào.
Tôi có thể sử dụng địa chỉ đăng ký làm địa chỉ kinh doanh không?
Có, miễn là công ty của bạn thực sự hoạt động tại đó.
Nếu địa chỉ đã đăng ký của bạn chỉ được sử dụng cho việc đăng ký công ty, chẳng hạn như địa chỉ do đại lý đăng ký hoặc thư ký công ty cung cấp, hãy cung cấp địa chỉ hoạt động thực tế của bạn thay thế.
Đối với doanh nghiệp hoạt động tại không gian làm việc chung, hãy sử dụng địa chỉ nơi công ty của bạn hoạt động. Nếu bạn điều hành doanh nghiệp tại nhà, hãy sử dụng địa chỉ cư trú nơi bạn thực hiện các hoạt động kinh doanh. Bạn có thể được yêu cầu cung cấp tài liệu chứng minh.
Tại sao tôi không thể tìm thấy quốc gia hoặc khu vực của mình trên trang xác minh?
Tính khả dụng và yêu cầu KYB khác nhau tùy theo quốc gia hoặc khu vực.
Nếu quốc gia hoặc khu vực của bạn không được liệt kê trên trang xác minh, hãy kiểm tra các chính sách hiện hành của Toobit hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng để biết thêm thông tin.
Tôi có thể hoàn tất xác minh KYB trên ứng dụng Toobit không?
Hiện tại thì không. Đơn đăng ký KYB phải được hoàn tất trên trang web Toobit.
Trong ứng dụng, hãy vào Xác minh danh tính → KYB, chọn Xác minh ngay, sau đó chọn Sao chép liên kết khi được nhắc. Mở liên kết trong trình duyệt trên máy tính và đăng nhập để tiếp tục đơn đăng ký.
Tôi có cần hoàn tất KYC trước khi đăng ký KYB không?
Không. Bạn có thể đăng ký xác minh KYB dù đã hoàn tất xác minh KYC hay chưa.
Kiểm tra trang xác minh để xem tài khoản của bạn có hỗ trợ xác minh KYB hay không.
Xác minh KYB mất bao lâu?
Đơn đăng ký KYB thường được xem xét trong vòng năm ngày làm việc.
Hãy thường xuyên kiểm tra email đã đăng ký và thông báo tài khoản trong trường hợp cần bổ sung thông tin hoặc tài liệu. Nếu bạn chưa nhận được kết quả sau năm ngày làm việc, hãy kiểm tra trạng thái đơn đăng ký trên trang xác minh.
Làm cách nào để biết lý do đơn đăng ký KYB của tôi bị từ chối?
Kiểm tra email thông báo kết quả xét duyệt, thông báo trong ứng dụng hoặc trang xác minh KYB để biết lý do đơn đăng ký của bạn bị từ chối.
Chọn tùy chọn xác minh lại, thực hiện các thay đổi được yêu cầu và gửi lại đơn đăng ký. Thông tin hiện có và các tệp đã tải lên sẽ vẫn được giữ lại để bạn cập nhật.
Tôi nên làm gì nếu Toobit yêu cầu bổ sung tài liệu?
Quay lại trang xác minh KYB và làm theo hướng dẫn được cung cấp. Thêm hoặc thay thế các tệp được yêu cầu, thực hiện mọi thay đổi cần thiết khác và gửi lại đơn đăng ký.
Tôi có thể gửi một đơn đăng ký KYB khác trong khi đơn hiện tại đang được xem xét không?
Không. Mỗi lần bạn chỉ có thể có một đơn đăng ký KYB đang được xem xét.
Nếu bạn cần sửa thông tin đã gửi, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng để được trợ giúp.
Tôi có thể liên hệ với ai nếu cần trợ giúp về xác minh KYB?
Liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng nếu bạn cần trợ giúp về đơn đăng ký, tải lên tài liệu, yêu cầu bổ sung tài liệu hoặc kết quả xét duyệt.
Hãy cung cấp tên công ty, UID tài khoản, ngày đăng ký và mọi ảnh chụp màn hình liên quan để đội ngũ của chúng tôi có thể hỗ trợ bạn tốt hơn.
Lưu ý: Các yêu cầu về tài liệu KYB, khả năng cung cấp và quy trình xét duyệt có thể khác nhau tùy theo quốc gia hoặc khu vực. Hãy kiểm tra trang xác minh KYB, các chính sách hiện hành của Toobit và mọi hướng dẫn được cung cấp trong quá trình xét duyệt để biết các yêu cầu áp dụng cho đơn đăng ký của bạn.
