Sebelum memulai aplikasi Know Your Business (KYB), ada baiknya Anda menyiapkan semua dokumen Anda. Pastikan dokumen tersebut terbaru, mudah dibaca, dan sesuai dengan informasi yang akan Anda berikan dalam aplikasi Anda.
Dokumen apa saja yang perlu saya berikan?
Anda akan memerlukan dokumen yang mencakup sembilan kategori berikut:
1. Akta pendirian perusahaan: Mengkonfirmasi bahwa perusahaan Anda terdaftar secara sah. Dokumen ini harus dengan jelas menunjukkan detail penting seperti nama perusahaan dan nomor registrasi.
2. Memorandum dan anggaran dasar: Menjelaskan struktur, tujuan, dan aturan tata kelola perusahaan Anda.
3. Daftar pemegang saham saat ini: Menunjukkan pemegang saham perusahaan Anda saat ini dan kepemilikan saham mereka.
4. Daftar direksi saat ini: Menunjukkan direksi perusahaan Anda saat ini.
5. Daftar pemilik manfaat utama (UBO): Mengidentifikasi individu yang memiliki 25% atau lebih dari perusahaan. Detail kepemilikan harus sesuai dengan informasi dalam aplikasi Anda dan catatan perusahaan lainnya.
6. Paspor atau kartu identitas perwakilan hukum atau perwakilan yang berwenang: Dokumen identifikasi yang sah untuk orang yang berwenang untuk mewakili atau bertindak atas nama perusahaan.
7. Bukti tempat tinggal: Mengkonfirmasi alamat tempat tinggal orang yang disebutkan dalam aplikasi Anda.
8. Bagan organisasi perusahaan: Menunjukkan struktur kepemilikan perusahaan Anda dan hubungan antara pemegang saham dan UBO.
9. Bukti status operasional: Memastikan bahwa perusahaan Anda saat ini aktif.
Dokumen diperlukan untuk semua sembilan kategori. Jika suatu kategori tidak berlaku untuk perusahaan Anda atau Anda tidak dapat menyediakan salah satu dokumen yang diperlukan, hubungi dukungan pelanggan sebelum mengirimkan aplikasi Anda.
Kami mungkin meminta informasi atau dokumen tambahan selama peninjauan jika diperlukan.
Bagaimana cara saya mempersiapkan dokumen-dokumen saya?
Sebelum mengunggah file Anda, periksa terlebih dahulu apakah file tersebut memenuhi persyaratan berikut:
-
Format berkas: PDF, JPG, JPEG, atau PNG
-
Ukuran berkas: Hingga 10 MB per berkas
-
Berkas per kategori: Satu hingga lima
-
Kualitas dokumen: Jelas, lengkap, dan mudah dibaca
-
Informasi: Nama perusahaan, nomor registrasi, detail pribadi, dan persentase kepemilikan saham harus sesuai dengan aplikasi Anda
Catatan perusahaan harus mutakhir, dan dokumen identitas harus tetap berlaku. Untuk persyaratan validitas dokumen tertentu, periksa halaman verifikasi KYB sebelum mengunggah file Anda.
Bagaimana jika perusahaan saya telah berganti nama?
Jika dokumen perusahaan Anda menunjukkan nama yang berbeda karena perubahan nama, berikan sertifikat perubahan nama atau dokumen setara yang dikeluarkan oleh otoritas terkait.
Dokumen tersebut harus menunjukkan nama perusahaan sebelumnya, nama perusahaan baru, dan tanggal perubahan tersebut berlaku. Jika beberapa dokumen Anda masih menunjukkan nama sebelumnya, kami mungkin akan meminta dokumen tambahan untuk mengkonfirmasi bahwa dokumen tersebut milik perusahaan yang sama.
Apa yang bisa saya gunakan sebagai bukti alamat?
Tergantung pada persyaratan yang tercantum dalam aplikasi Anda, bukti alamat yang dapat diterima meliputi:
-
Tagihan utilitas, seperti tagihan air, listrik, gas, internet, atau telepon rumah
-
Laporan rekening bank
-
Bukti tempat tinggal atau alamat yang dikeluarkan oleh otoritas pemerintah
-
Surat pemberitahuan pajak, tagihan pajak daerah, atau faktur pajak
Dokumen Anda harus dengan jelas menunjukkan nama, alamat, dan tanggal penerbitan yang relevan.
Jenis dokumen yang diterima dan periode validitas dapat bervariasi, jadi periksa halaman verifikasi KYB untuk persyaratan yang berlaku untuk aplikasi Anda.
Alamat bisnis mana yang harus saya berikan?
Gunakan alamat tempat perusahaan Anda benar-benar beroperasi. Jika perusahaan Anda beroperasi dari alamat terdaftar, Anda dapat menggunakan alamat yang sama untuk keduanya.
Jika alamat terdaftar Anda hanya digunakan untuk pendaftaran perusahaan, seperti alamat yang diberikan oleh agen terdaftar, sekretaris perusahaan, atau penyedia layanan, berikan alamat operasional Anda yang sebenarnya.
Untuk bisnis yang berbasis di ruang kerja bersama, gunakan alamat ruang kerja tempat perusahaan Anda beroperasi. Jika Anda menjalankan bisnis dari rumah, gunakan alamat tempat tinggal tempat Anda melakukan aktivitas bisnis.
Dalam kedua kasus tersebut, Anda mungkin diminta untuk memberikan dokumen pendukung yang menunjukkan bahwa perusahaan Anda beroperasi dari alamat tersebut.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Dapatkah saya menggunakan alamat agen terdaftar saya sebagai alamat bisnis saya?
Hanya jika perusahaan Anda benar-benar beroperasi dari alamat tersebut. Jika alamat tersebut hanya digunakan untuk pendaftaran perusahaan, berikan alamat tempat bisnis Anda benar-benar beroperasi.
2. Alamat apa yang harus saya berikan jika saya menjalankan bisnis saya dari rumah?
Gunakan alamat tempat tinggal tempat Anda melakukan aktivitas bisnis Anda. Anda mungkin diminta untuk memberikan bukti alamat selama proses verifikasi.
3. Seberapa baru bukti alamat saya harus?
Bukti alamat Anda harus memenuhi persyaratan validitas yang ditunjukkan pada halaman verifikasi KYB. Periksa halaman tersebut sebelum mengirimkan aplikasi Anda untuk memastikan dokumen Anda masih berlaku.
4. Dapatkah saya mengirimkan salinan dokumen saya yang dipindai?
Ya. Salinan yang dipindai diterima selama jelas, lengkap, mudah dibaca, dan memenuhi persyaratan format dan ukuran file.
5. Apa yang harus saya lakukan jika perusahaan saya telah mengubah namanya?
Berikan sertifikat perubahan nama atau dokumen setara yang dikeluarkan oleh otoritas terkait. Seharusnya tertera nama perusahaan sebelumnya, nama perusahaan baru, dan tanggal perubahan tersebut berlaku.
6. Bagaimana cara saya mengirimkan dokumen tambahan jika diminta?
Kembali ke halaman verifikasi KYB dan ikuti petunjuk yang diberikan. Tambahkan atau ganti file yang diminta, lalu kirimkan kembali aplikasi Anda. Informasi Anda yang sudah ada dan dokumen yang diunggah akan tetap tersedia untuk Anda perbarui.
Persyaratan dan ketersediaan KYB dapat berbeda-beda tergantung negara atau wilayah. Periksa halaman verifikasi KYB untuk mengetahui persyaratan yang berlaku untuk aplikasi Anda.
Jika Anda memerlukan bantuan dalam menyiapkan atau mengunggah dokumen Anda, hubungi dukungan pelanggan dengan menyebutkan nama perusahaan Anda, UID akun, dan deskripsi singkat masalahnya.
